Duomenys sėkmingai išsiųsti.

Naujienų prenumerata el. paštu

Dalykinio bendravimo telefonu patarimai

 

Šiais laikais verslo pasaulyje be bendravimo neišsiverstų nei vienas, todėl komunikacijai ir jos tobulinimui skiriamas vis didesnis dėmesys ir daugiau laiko. Jau ankstesniame straipsnyje pateikėme pagrindinius sėkmingo bendravimo principus, tačiau daugelis verslo aplinkoje besisukančių žmonių žino, jog nors bendravimas su žmogumi akis į akį  labai svarbus, tačiau nereikėtų pamiršti ir dalykinio bendravimo telefonu - juo bendraujame kasdien. Tai puiki priemonė susisiekti su kitame mieste esančiais klientais ar partneriais bei užmegzti svarbius ryšius. Kiekvienas,  norintis pasiekti sėkmės bei tinkamai suprasti pokalbio pašnekovą, privalo išmanyti pokalbio telefonu etiketą: nusimanyti kaip elgtis tam tikroje situacijoje, ką sakyti yra mandagu, o ką ne, kaip pasisveikinti bei tinkamai atsisveikinti. Tam, kad nepatektumėte į nepatogią situaciją, bendraujant su verslo klientais ar partneriais, pateikiame Jums kelis dalykinio bendravimo telefonu patarimus.


Pasiruoškite pokalbiui. Nepulkite stačia galva skambinti pašnekovui – pasiruoškite tam. Užsirašykite ant popieriaus lapo ar kompiuteryje svarbiausius klausimus, kuriuos turite užduoti pašnekovui pokalbio metu bei reikalingiausius dokumentus, kurių gali prireikti pokalbio eigoje. Taip pat prieš pradėdami pokalbį, nusiraminkite, pasistenkite surasti aplinką, kurioje nebūtų daug triukšmo bei žmonių, antraip Jūsų pokalbis gali virsti kultūros paskaita, kuri deja, skirta ne Jūsų pašnekovui. 

Kada skambinti? Visų pirma, labai svarbu atsižvelgti į laiką, kuomet skambinate savo pašnekovui. Stenkitės netrukdyti jo/jos anksčiau nei 8 val. ir vėliau nei 21 val, kadangi tokiu metu žmonės jau ilsisi ir jam atsiliepus, greičiausiai nesulauksite maloniausios reakcijos. Išimtimi galėtų būti tik svarbūs, nelaimės atvejai ir jeigu esate iš anksto susiderinęs šį pokalbį su pašnekovu. Geriausia skambinti tam tikros įstaigos ar Jūsų kolegos/partnerio/kliento darbo metu.

Ką sakyti paskambinus pašnekovui? Paskambinus norimam pašnekovui, svarbiausia mandagiai pasisveikinti, pateikti savo vardą bei pavardę, pasakyti kokios įmonės vardu skambinate. Ši taisyklė galioja ne tik biuro administratorei ar vadovui, bet ir visiems likusiems įmonės darbuotojams. Stenkitės kalbėti ramiai, vidutinišku tempu, jog pašnekovas aiškiai suprastų kas jam sakoma ir su kokiu žmogumi jis turi galimybę kalbėti. Taip pat stenkitės nenaudoti įmonės trumpinių - pateikitę pilną įmonės pavadinimą. Pavyzdžiui, jeigu skambinsite ir pašnekovas išgirs: ,,Laba diena, Jums skambina Audronė Audronaitė iš KTU MF instituto“ – tai jam daug informacijos neduos ir tik sukels papildomų klausimų.

Jeigu Jums skambina Jums. Rekomenduojama vos tik suskambus telefono rageliui prie jo nepulti. Ragelį geriausia pakelti iki ketvirto ar penkto skambučio, o idealiausia - po antro. Per tą laiką pasiruoškite ir nusiteikite pokalbiui, o skambinančiajam leiskite susikaupti.

Balsas ir kalbėjimo tempas. Kalbėkite nei per lėtai nei per greitai, tai turėtų būti ne daugiau nei 120 žodžių per minutę.  Kalbėkite įtikinamai, bet trumpai. Kalbėdami stenkitės šypsotis, nors pašnekovas Jūsų nemato, tačiau įvairios emocijos puikiai perduodamos pašnekovui ir telefonu.

Suteikite grįžtamąjį ryšį. Tam, kad pašnekovas jaustųsi išgirstas, palaikykite pokalbį užduodami jam klausimus, nebijokite perklausti ar paprašyti pakartoti tai, ką galbūt prastai išgirdote. Taip pat karts nuo karto klientui kalbant įterpkite žodžius ,,taip”, ,,suprantu Jus” tam, jog jis jaustų, jog jo vis dar klausomasi, tačiau nedarykite to garsiai ir įkyriai, tam, kad pašnekovas nepasijaustų pertraukiamas.
Kaip užbaigti pokalbį? Užbaigdami pokalbį maloniai padėkokite pašnekovui ir jeigu yra būtina priminkite ką aptarėte pokalbio metu ir atsisveikinkite. Venkite žodžių ,,laimingai”, ,,ate”, ypač, jeigu pašnekovas nėra Jūsų labai artimas kolega ar partneris. Tinkamiausia atsisveikinti naudojant frazę ,,viso geriausio”.

Nors komunikacijos procesas iš pirmo žvilgsnio atrodo visai paprastas, tačiau jo kelyje slypi daug kliūčių. Būtent todėl, žmonėms, ypač besisukantiems verslo aplinkoje ir nuolatos bendraujantiems telefonu yra privalu nuolatos tobulinti savo bendravimo ir komunikacijos įgūdžius. Įsiklausykite į savo pašnekovus, supraskite juos ir vadovaukitės pateiktomis taisyklėmis, nes tai pagrindinis raktas, padėsiantis atrakinti visas duris į Jūsų sėkmę.